7 Faktoren für erfolgreiches Projektmanagement

Eine Statistik besagt, dass rund 87 Prozent aller Projekte scheitern. Doch warum ist das so? Oftmals hakt es an zwei wesentlichen Punkten – am Budget und an Deadlines. Im Folgenden möchten wir deshalb zeigen, welche sieben Faktoren für erfolgreiches Projektmanagement unabdingbar sind.

 

1. Klare Ziele

Es mag hier eine Binsenweisheit erscheinen, jedoch ist dies ein Punkt, an dem viele Projekte scheitern. Das ist auch nur allzu verständlich, wenn man bedenkt, dass im Projektalltag viele Faktoren berücksichtigt werden müssen. Sowohl einzelne Aufgabenbereiche als auch Mitarbeiter können vom eigentlichen Ziel ablenken.

 

Das kann verhindert werden, wenn man Ziele klar definiert und messbar bzw. machbar macht. Außerdem sollten Projektleiter klar definieren, welche Bereiche nicht zu den Projektzielen gehören. Sobald das Ziel klar ist, muss jeder Aufgabenbereich im Alltag spezifisch dafür ausgelegt sein, dass Endziel zu erreichen. Denn sonst kann es schnell aus den Augen verloren werden.

 

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2. Messbarkeit herstellen

Viele Projekte haben unterschiedliche Aufgabenbereiche, die letztlich dazu dienen sollen, das eigentliche Ziel zu erreichen. Doch sind diese einzelnen Teilbereiche messbar? Nur wenn Mitarbeiter wissen, welches Ergebnis genau sie im speziellen erreichen sollen, kann klar definiert werden, ob sie Erfolg hatten oder gescheitert sind. Jedes Projekt muss letztlich ein eindeutiges und messbares Ergebnis bringen. Das gelingt nur, wenn auch kleinerer Aufgabenbereiche nach diesem Schema behandelt werden.

 

3. Teamauswahl

Die Zusammensetzung des Teams spielt für den Erfolg des Projekts eine wesentliche Rolle. Das ist nicht weiter verwunderlich, da nur ein starkes Team in der Lage ist, Ergebnisse zu produzieren. Projektleiter haben deshalb die Aufgabe, das richtige Team zusammenzustellen. Es sollte beachtet werden, dass ein falsch ausgewählter bzw. unmotivierter Mitarbeiter den Erfolg des gesamten Projekts aufs Spiel setzen kann. Denn ein Team ist immer nur so stark wie sein schwächstes Glied.

 

Falls Projektleiter nicht in der Lage sind, ihre Wunschkandidaten in allen Bereichen einzusetzen, sollten Sie dennoch das bestmögliche versuchen, um zumindest einige Wunschkandidaten ins Team zu holen.

 

4. Effizient mit Tools arbeiten

Projektmanagement kann heutzutage aufgrund von hilfreicher Software effizient gestaltet werden. Projektmanager sollten deshalb die Zeichen der Zeit mit einbeziehen und sich auf hilfreiche Tools verlassen. So können beispielsweise Projektplanungssoftware eingesetzt werden, um das Projekt effektiver mit allen Mitarbeitern zu kommunizieren und im Auge zu behalten. Jeder Mitarbeiter kann seinen Fortschritt in der Software festhalten und so zu einem effizienteren Arbeiten beitragen.

 

5. Multitasking soweit es geht vermeiden

Multitasking gehört mittlerweile zu den größten Zeitfressern innerhalb von Projekten. Wissenschaftliche Studien haben unlängst herausgefunden, dass die Aufmerksamkeitsspanne von Menschen generell aufgrund von Smartphones gesunken ist. Das führt zu dem Schluss, dass Multitasking soweit es geht verhindert werden sollte.

 

Es kann dabei hilfreich sein, diesen Risikofaktor mit dem Team zu kommunizieren. Aus diesem Grund sollte auch die Kommunikation untereinander so gering wie möglich gehalten werden. Small Talk gehören eher zur Mittagspause in der Kantine und nicht zu Arbeit im Projekt.

 

6. Meetings professionell gestalten

Projektleiter können mit Meetings zeigen, was sie wirklich können. Hier muss eine klare Agenda herausgearbeitet werden, die dem Team im Voraus kommuniziert wird. Der Projektleiter muss zusätzlich klare Zeitlimit setzen und sich überlegen, welche Mitarbeiter an dem Meeting teilnehmen sollen. Die Teilnehmerliste kann hiermit online-Tools zusammengestellt werden, um einen gemeinsamen Termin zu finden.

 

7. Klare Kommunikation

Eine klare und eindeutige Kommunikation ist in jedem Team wichtig. Das gilt ebenso auch für Projekte. Projektleiter sollten deshalb allen Mitarbeitern mitteilen, wie sie sich mit ihm in Verbindung setzen können.

 

24. Juni 2019     >> Zurück zum Archiv