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Was man bei Gruppen-Geschäftsreisen organisatorisch besonders berücksichtigen sollte

In der Gruppe zu verreisen, findet natürlich nicht nur im privaten Rahmen statt. Gruppen-Geschäftsreisen kommen recht häufig vor. Da kann es sich zum Beispiel darum handeln, dass eine ganze Abteilung zu einer Schulung nach Chicago, die Führungskräfte wegen einer Firmenfeier nach Rom oder die gesamte Belegschaft für ein Ski-Wochenende nach Österreich verreisen soll. Heutzutage kann man feststellen, dass Firmenevents außer Haus und Geschäftsreisen generell sehr hoch im Trend liegen. Obwohl das so ist, kann man feststellen, dass recht häufig Vorgesetzte und Reisende gar nicht wissen, wie viel Zeit die Planung und Organisation einer Gruppenreise in Anspruch nimmt.

 

Weil das aber so ist, hat sich in diesem Zusammenhang das sogenannte Travel-Management zu einem eigenen Geschäftszweig etabliert. Und das wird von sehr vielen Unternehmen auch sehr gerne genutzt. Das Auslagern von zeitintensiven Organisations-Aufgaben hilft den Unternehmen dabei, sich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. Von daher wird es wohl kaum verwundern, dass Firmen auch Gruppen-Geschäftsreisen immer öfter erfahrenen Experten überlassen, die sich dann beispielsweise um den Reiseeinkauf, die Preisverhandlungen mit Fluggesellschaften und die Hotels kümmern.

 

Frau am Flughafen

Frau am Flughafen – Pixabay - Public Domain Bilder / Creative Commons CC0 (CC0 1.0)

 

Was ist die Herausforderung bei einer Gruppenreise?

Wenn man eine Gruppenreise managen muss, gehört das sicherlich zur Königsdisziplin beim Thema Firmenreisen. Man kann sich sicherlich gut vorstellen, dass es gar nicht so einfach ist, mehrere Leute oder sogar sehr viele Menschen unter einen Hut zu bringen. Man muss ja davon ausgehen, dass die meisten Reisenden besondere Vorlieben und Abneigungen haben, die es zu berücksichtigen gilt. Dann kann es auch passieren, dass einzelne Teilnehmer der Gruppenreise auch noch von verschiedenen Orten starten müssen, was die Organisation besonders knifflig werden lässt.

 

Was man bei Gruppenflügen beachten muss

Natürlich kann das Organisieren von Gruppenflügen auch eine mühsame und nervenaufreibende Angelegenheit sein. Dann kommt noch dazu, dass Gruppenbuchungen für Flüge häufig mehr als Einzelbuchungen kosten. Fluggesellschaften sollen grundsätzlich keinen Rabatt auf Gruppenbuchungen anbieten. Man sagt, dass es daran liegt, dass die Flugpreise sehr stark schwanken. Um so früher der Flug gebucht wird, umso günstiger wird er sein. Und umso näher der Flugreisetermin rückt, umso teurer können die Tickets werden. Auch wenn man bei Gruppenbuchungen bei den Fluggesellschaften normalerweise keine Rabatte erhält, kann man trotzdem einen entscheidenden Vorteil erhalten. Denn bei einer Gruppenbuchung von Flügen soll von den Airlines garantiert werden, dass die Gruppe auch tatsächlich zusammen im Flugzeug sitzt. Wenn es sich dagegen um Einzelbuchungen handelt, kann es wegen Engpässen passieren, dass manche auf andere Flüge umgebucht werden.

 

Bei den meisten Fluggesellschaften soll es so sein, dass ab einer Gruppengröße von 10 Personen ein Gruppenflug gebucht werden muss. Wenn man das nicht berücksichtigt und versäumt, hat eine Fluggesellschaft das Recht, einem die zusätzlichen Kosten nachträglich zu verrechnen oder sogar im übelsten Fall die Buchung für den Flug zu stornieren. Dann müsste jeder einzelne der Reisenden für sich selbst ein Einzelticket buchen und das später mit der Firma verrechnen.

 

Kann man bei allen Airlines Gruppenflüge erhalten?

Man kann sagen, dass es grundsätzlich bei jeder Airline die Möglichkeit einer Gruppenbuchung geben wird. Was sein kann ist, dass kleinere Fluggesellschaften vielleicht nur weniger Kontingente für Sammelbuchungen haben werden als große Unternehmen. Es ist stark vom Reiseziel und der Reisezeit abhängig, wie die Kapazitäten und die dafür vorgesehenen Preise ausfallen. Wenn man zum Beispiel mit der ganzen Belegschaft in der Hauptsaison nach Mallorca fliegen möchte, wird das bei einigen Fluglinien zu einem Problem werden.

 

20. Mai 2020     >> Zurück zum Archiv

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