Wie plane ich eine Gruppenreise durch Deutschland?
6. April 2023
Vielen Reisebegeisterten wird dieses Szenario bekannt sein: Die Gruppe auf WhatsApp wurde zwar bereits erstellt, dennoch will die Planung der nächsten Gruppenreise nicht so recht in Schwung kommen. Besonders häufig kommt dies bei größeren Gruppen vor, jedoch kommt es in diesen in besonders hohem Maße darauf an, dass die Organisation im Vorfeld möglichst detailliert und professionell vorgenommen wird.
Um die nächste Gruppenreise durch Deutschland zu planen, sollten somit einige wertvolle Tipps beachtet werden. Welche dies sind, verrät der folgende Beitrag.
Den Haupt-Organisator festlegen
Von Bedeutung ist nicht nur die Frage, wie eine erfolgreiche Gruppenreise geplant wird, sondern vor allem von wem. Natürlich ist es grundsätzlich möglich, die gesamte Gruppe in die Organisation einzubeziehen, allerdings gestaltet sich dies in der Praxis oft als äußerst schwieriges Unterfangen.
Gut beraten sind die Gruppenreisenden demnach damit, die Organisation in die Hand von nur einer Person zu legen. Damit geht keinesfalls einher, dass sämtliche Entscheidungen ausschließlich von dem ausgewählten Organisator getroffen werden – dennoch liegen die Fäden in seiner Hand und er ist dafür verantwortlich, den Gesamtüberblick zu behalten.
Abhängig von der jeweiligen Reise ist auch ein Aufteilen einzelner Aufgaben auf verschiedene Teilnehmer möglich. Dennoch sollte das Ausführen von Entscheidungen, die durchaus gemeinsam diskutiert werden können, in der Verantwortung des Organisators liegen.
Besucher im Berliner Reichstag – Pixabay - Public Domain Bilder / Creative Commons CC0 (CC0 1.0)
Bestimmung des Reisebudgets
Selbstverständlich kommt auch dem Budget eine äußerst wichtige Rolle zu, wenn eine Gruppenreisen Deutschland geplant wird. Es können durchaus große Unterschiede in den Vorstellungen der einzelnen Reisenden bestehen, wie viel Geld sie bereit sind für ihren Urlaub auszugeben.
Somit sollte in der Gruppe eine Einigung auf ein bestimmtes Budget erfolgen, welches von sämtlichen Teilnehmern akzeptiert wird. Meist ist es sinnvoll, dieses eher zu hoch als zu niedrig anzusetzen. Dadurch ergibt sich der Vorteil, dass bei der letztendlichen Bezahlung keine bösen Überraschungen befürchtet werden müssen.
Dennoch besteht immer ein gewisses Risiko, dass unvorhergesehene Kosten auftreten. Für diese ist demnach auch ein gewisser Puffer einzukalkulieren.
Ausreichend Teilnehmer finden
Eine Gruppenreise lebt von ihren Teilnehmern. Daher ist es empfehlenswert, nach so vielen Reiseteilnehmern wie nur möglich Ausschau zu halten.
Mit der Gruppengröße wächst auch das Reisebudget an, sodass gemeinsam im Endeffekt mehr Geld gespart werden kann. Wird so zum Beispiel ein Roadtrip durch Deutschland geplant, lassen sich die Benzinkosten durch eine höhere Anzahl an Teilnehmern pro Person maßgeblich senken. Auch für die öffentlichen Verkehrsmittel zeigen sich Gruppentickets als wesentlich günstiger.
Zahlreiche Vorteile ergeben sich durch eine höhere Teilnehmeranzahl auch hinsichtlich der Unterkunft. Viele luxuriöse und außergewöhnliche Unterkünfte zeigen sich wesentlich erschwinglicher, wenn ihr Preis auf mehr Reisende aufgeteilt wird.
Weitere Reiseteilnehmer lassen sich oft beispielsweise im Freundes- und Bekanntenkreis finden. Daneben kann die Reise jedoch auch in den sozialen Medien geteilt werden.
Anlegen einer Reisekasse
Wird eine Gruppenreise geplant, sollte außerdem eine gemeinsame Reisekasse vor Reiseantritt angelegt werden. So gestalten sich zahlreiche Dinge gleich wesentlich einfacher. Vor allem gilt dies, wenn eine Unterkunft mit Selbstverpflegung bewohnt wird. Auf diese Weise ist es nicht nötig, sämtliche Rechnungen mühsam auseinander zu rechen.
Heutzutage sind im Übrigen auch viele verschiedene Apps verfügbar, welche eine besonders einfache Verwaltung von gemeinsamen Ausgaben, beispielsweise für die Unterkunft oder den Mietwagen, erlauben.
